Software de Gestión Documental

Servicios Profesionales de Digitalización y Organización de Archivos

DOCUMASTER
Disponible en la Nube

ORGANIZACION DE ARCHIVOS

Organizamos el archivo de su empresa, realizamos la Clasificación, Foliación, Marcación e Inventario de su archivo, y Suministramos Materiales (Cajas, Carpetas, Elementos en General, Ganchos, etc), y el personal calificado.

DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

Ofrecemos el Servicio de Digitalización de su archivo histórico, realizamos todo el proceso de Preparación, Alistamiento de documentos, Indexación, Transferencia y Sellado de los documentos. Suministramos Equipos y Personal.

ELABORACION DE T.R.D. Y T.V.D

Realizamos el proceso de Elaboración de las Tablas de Retención y Valoración Documental, para que su empresa no tenga de que preocuparse, también asesoramos en todo el ciclo del archivo y entregamos el material en medio magnético.




Software de Gestión Documental - DOCUMASTER

Digitalice el archivo de su empresa, liberese del papel en sus oficinas.

Digitalización y Carga de Documentos

Manejo de documentos y archivos de Cualquier Tipo, (.Tif, .JPG, Word, Excel, PDF Cad. Mpg etc).

Flujo de Procesos y Correspondencia

Control de Flujo de Procesos, puede implementar cualquier proceso administrativo mediante módulo de Workflow incluye plantilla para manejar el proceso de la correspondencia.

Seguridad y control en la información

Contiene un Potente Sistema de Seguridad, el cual permite controlar el acceso a la información de manera efectiva restringiendo accesos no autorizados.

Sistema de notificaciones por correo y alertas en pantalla

Incluye un Sistema de Notificaciones el cual envia mensaje al correo electrónico sobre vencimientos y cambios en la documentación.

Características de los productos y servicios

  • Servicio de Organización
    • Limpieza de la documentación y eliminación del material metálico: Retiro de grapas, clips, cintas adhesivas y ganchos legajadores.
    • Revisión y Foliación: Verificación y enumeración de la documentación según las normas de archivística, de manera consecutiva y cronológica.
    • Unidades de conservación: Entre las unidades de conservación tenemos cajas, carpetas y ganchos legajadores plásticos.
    • Rotulación de Cajas: Identificación de la unidad de conservación (cajas) del archivo con su respectivo rótulo que indicará la ubicación y descripción de la documentación conservada.
    • Rotulación de Carpetas: Identificación de cada una de las carpetas que se encuentran en la unidad de conservación (cajas) del archivo con su respectivo rótulo que indicará la ubicación y descripción de la documentación conservada.
  • Software
    • El sistema de DOCUMASTER Permite escanear documentos, indexarlos con información personalizada y consultarlos posteriormente de manera digital, puede administrar un gran número de documentos, donde el límite es la capacidad del Disco Duro o dispositivo donde se almacenan.
    • Permite almacenar imágenes escaneadas, archivos de office (Word, Excel, etc.), archivo en formato PDF o en el formato original del archivo, y archivos de cualquier otro tipo los cuales se manejan de forma segura, evitando acceso no autorizados a la información, incluso a nivel de restringir si el documento se puede imprimir o descargar, y es compatible con cualquier tipo o marca de escáner.
    • Maneja un control de auditoría, que permite saber todas las acciones que un usuario ha realizado sobre el sistema, como por ejemplo, que documento consulta o imprime, cuando se conectó al sistema, etc.
    • DOCUMASTER permite realizar notificaciones de los documentos incluidos en el sistema a los usuarios, esto lo realiza de manera manual o programada, con el fin de que se enteren de cambios en el sistema de gestión documental, así mismo se pueden programar alertas para vencimiento de documentos, como oficios, peticiones de usuarios, vencimiento de contratos, etc.
    • El sistema es totalmente parametrizable, por lo cual el cliente puede crear la estructura administrativa que desee y de la forma como lo requiera, es decir como grupos y carpetas de documentos, incluyendo los campos de búsqueda que desee y del tipo de datos que requiera cada uno.
    • Permite crear todos los niveles y subniveles en la estructura organizativa de la documentación y Soporta manejo en la Nube.
    • Contiene 3 niveles de seguridad diferentes para asegurar la información.
  • Servicio de Digitalización
    • Alistamiento de Documentos: Retiro de grapas, clips y ganchos legajadores, retiro de material sobrante en caso de que hayan sido impresos en hojas de formas continuas, alisamiento o eliminación de partes dobladas, organización y selección por fecha y tipo en algunos casos.
    • Escaneo de Documentos: Consistente en pasar los documentos por el escáner y registrarlos en la aplicación.
    • Revisión de la calidad de imágenes escaneadas. Corresponde al control de calidad en cada página, mejoramiento de la imagen, eliminación de sombras, etc.
    • Indexación, se hará de acuerdo con los parámetros establecidos por los productores de la documentación para cada tipo de documento, utilizando como referencia, el documento digital y el documento físico como soporte para la indexación.
    • Transferencia que se llevará a cabo diariamente, por lotes de documentos, a través de módulo de captura del Software DOCUMASTER, puesto a disposición de los Operadores.
    • Revisión de Documentos Transferidos: Realizado diariamente, a por lo menos el 5% de las imágenes transferidas en cada lote. Se elabora el informe de revisión de manera individual por cada Operador.
    • Sellado de Documentos Transferidos: que se hará a cada documento con posterioridad a la digitalización y revisión de calidad de imagen y datos indexados (Sello con la palabra DIGITALIZADO).
    • Organización y Devolución de Documentos Transferidos: Concluidas las tareas de Transferencia y Revisión, los documentos digitalizados serán organizados por tipo y fecha de documentos y entregados a los Responsables del Archivo Central para su disposición final.
    • Proveemos equipos y personal para la ejecución de los trabajos

Nuestros Clientes

  • Seatech International
    Cartagena - Colombia
  • Hotel las Americas Resort
    Cartagena - Colombia
  • Proactiva - Empresa de Servicios Publicos
    Monteria - Cordoba
  • Proactiva - Medio Ambiente
    Ciudad de Mexico - Mexico
  • "Hospital Instituto de Seguros Sociales"
    Guayaquil - Ecuador
  • Camara de Comercio de Magangué
    Magangué - Bolivar
  • Notarias 4, 5, 6, y 7 del Circulo de Cartagena
    Cartagena - Bolivar
  • Notaría Quinta de Bogotá
    Bogotá - Colombia
  • Casino Master Royal
    Cartagena - Bolivar
  • ESE Hospital Divina Misericordia
    Magangué - Bolivar
  • Centro de Convenciones TALARAME
    Cartagena - Colombia
  • Constructora Herrera & Duran
    Cartagena - Colombia
  • Aguas de Cartagena S.A. E.S.P.
    Cartagena - Colombia
  • Serviport S.A.
    Cartagena - Colombia
  • Alcaldía de Magangué
    Magangué - Bolivar
  • Alcaldia de San Juan Nepomuceno
    San Juan Nepomuceno - Bolivar
  • Alcaldia de Tiquisio
    Tiquisio - Bolivar
  • Secretaria de Educacion Cultura y Deportes
    Magangué - Bolivar
  • Departamento Administrativo Distrital de Salud
    Cartagena - Bolivar
  • Y otras empresas en diferentes sectores









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