Servicios de Archivo
Software Documental
Custodia

Conozcanos Nuestros Servicios

Acerca de Nosotros

PCNetwork es una empresa con mas de 12 años en el mercado prestando Servicios de Archivo y Gestión Documental a grandes, medianas y pequeñas empresas, tanto en el sector privado como entidades del gobierno. Nuestra politica es servir eficientemente y ayudar a nuestros clientes a resolver sus necesidades en temas de archivo y documentación.

Hemos desarrollado grandes proyectos en diferentes empresas a nivel nacional e internacional, logrando resolver necesidades de nuestros clientes, que a traves de nuestra herramienta manejan sus archivos de manera eficiente.

Software

Nuestro Software de Gestión Documental DOCUMASTER le permite a nuestros clientes administrar la documentación de su negocio, almacenar, administrar y consultar su información.

Digitalización

Los Servicios de Digitalización incluyen Escaners, Impresoras, Computadores y Recurso de Personal para realizar los trabajos directamente en las oficinas del cliente.

Organización de Archivos

Organizar los archivos de una empresa es basicamente normalizar los documentos, es decir, clasificarlos, inventariarlos, foliarlos, almacenarlos en cajas de archivo, marcarlos y disponerlos en estantería apropiada.

Custodia de Documentos

La Custodia de archivos es disponer en nuestras bodegas la documentación de nuestros clientes, con eso pueden liberar espacio en sus oficinas y proteger la información que es lo más valioso.

DOCUMASTER es una aplicación para el manejo de la documentación en las empresas.

Esta herramienta provee varios niveles de seguridad, facilidad para trabajar en la nube, autorizaciones a nivel de documentos y permisos por roles, módulo de auditoría, manejo de las Tablas de Retención Documental (TRD), y muchas otras características propias de un Gestor Documental.

Brinda un esquema de licenciamiento flexible, donde un cliente adquiere solo una licencia de Servidor y puede manejar cuentas ilimitadas de usuario, reduciendo los costos por licenciamiento.

La custodia de archivos permite salvaguardar la documentación en bodegas con todos los mecanismos de protección física.

Podemos guardar sus documentos en nuestras bodegas, permitiendo liberar espacio en sus oficinas y mejorando los ambientes de trabajo, este servicio cuenta con todos los mecanismos de protección, sensores especiales para incendio, control de humedad, control de roedores y plagas, cámaras de seguridad las 24 horas y un servicio de entrega con niveles de servicio.

Digitalizamos sus documentos y organizamos sus archivos físicos.

Nuestra empresa cuenta con escaners de alto rendimiento, que permiten digitalizar sus documentos para que puedan ser consultados de manera virtual en culquier formato o a tráves de nuestra herramienta de Gestión Documental.

Servicios

Ofrecemos servicios a cualquier tipo de empresa, facilitamos los equipos y el personal técnico especializado para desarrollar las actividades en las mismas oficinas del cliente. Implementamos el Software DOCUMASTER para la consulta de la documentación

DIGITALIZACION

Preparamos la documentación, escaneamos los documentos, realizamos Control de Calidad, Indexamos, entregamos los documentos en PDF o en nuestra herramienta de gestión documental. Todas estas tareas hacen parte del servicio.


ORGANIZACION

Este servicio permite realizar las diferentes actividades contempladas segun la ley General de Archivo, con lo que cual el cliente dispondrá de un archivo organizado y con su inventario respectivo, que facilitará la labor de consulta de la información.

CUSTODIA

Los documentos son transportados a nuestra bodega, transferidos a cajas nuevas en formato x200 o x300, los documentos contaminados con material microbiologico son limpiados y cada caja en archivos sube marcada y etiquetado cada uno de sus expedientes.


SOFTWARE

DOCUMASTER permite ser usado com oun servicio de alquiler, mediante el cual el cliente solo paga una mensualidad por el uso de las licencias de usuario, y puede ampliar su plan en el momento que lo requiera. Esta modalidad brinda la oportunidad de usar el software desde cualquier sitio a traves de Internet.

ASESORIAS

PCNetwork ofrece servicios especializados de archivo a las empresas privadas y entidades del estado, asesorias, capacitaciones en legislación vigente de archivo, asesoria en digitalización, organización y elaboración de instrumentos archivísticos, igualmente suministra estantería y cajas para archivos

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

Los Instrumentos Archivísticos son herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística:

  • Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
  • Tabla de Retención Documental (TRD)
  • Programa de Gestión Documental (PGD)
  • Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR)
  • Inventario Documental
  • Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
  • Bancos terminológicos
  • Mapas de procesos y flujos documentales
  • Tablas de Control de Acceso

Porque escogernos?

Tenemos la experiencia, el conocimiento y la trayectoria de una empresa dedicada a prestar servicios de archivo.

Empresas privadas

Hemos ejecutado proyectos para Hoteles, Hospitales, Empresas Industriales, Constructoras, Notarías, Camaras de Comercio, Empresas de Servicios Públicos, entre otras.

Entidades del estado

Nuestra empresa ha desarrollado proyectos con entidades del estado, tales como Alcaldías, Gobernaciones y Secretarias del Estado. Se han realizado implementaciones del software, servicios de organización y digitalización de documentos, elaboración de instrumentos archivísticos, capacitaciones, venta de equipos y suministros de archivo, etc.

Pymes y personas naturales

Hemos prestado servicios a personas naturales y Micro Empresas, en digitalización de documentos, las cuales han permitido a estos clientes tener a la mano y respaldada la información de su negocio.

Software DOCUMASTER

Es una aplicación informática que permite consultar y administrar virtualmente la documentación física de cualquier empresa, la cual facilita el registro, almacenamiento, consulta y recuperación de documentos digitalizados, con el fin de asegurar su conservación y preservación y agilizar los procesos de consulta. También sirve como repositorio central de documentos digitales, administrándolos de una manera segura.

El Software permite entre otras cosas, escanear documentos, indexarlos con información personalizada y consultarlos posteriormente de manera digital, puede administrar un gran número de documentos donde el límite es la capacidad del disco duro o dispositivo donde se almacenen los archivos.

Seguridad

El sistema provee varios niveles de seguridad, como dar accesos a nivel de usuario a las carpetas o grupos de documentos, dar permisos a nivel del documento como tal, para efectos de poder incluso bloquear acciones como impresión, descarga o envios por correo, permite igualmente registrar los equipos desde donde pueden ser accedidos los documentos.

Licenciamiento

El software funciona con una (1) licencia de servidor e ilimitadas licencias de usuario, es decir que el cliente solo adquiere una licencia y puede tener todos los usuarios que requiera en su red, este esquema de licencia reduce los costos al cliente.

Módulos

El software contiene diferentes módulos que hacen parte de su configuracón estandar, como son el módulo de Configuración y Administación del sistema, Módulo de Digitalización y Consulta de Documentos, Módulo de Flujo de Trabajo, por el cual se pueden crear flujos de procesos como por ejemplo el manejo de la Correspondencia, y algunos módulos adicionales para otro tipo de negocios como son las Notarías.

Requerimientos del sistema

Para el Servidor: Motor de base de datos: SQL Server 2012 o superior (Express o la versión comercial), Sistema Operativo Windows 10 o superior, 4 Gb de RAM o Superior, 1 TB Disco Duro o superior, Conexión LAN, Unidad de Respaldo (DVD, Tape, Disco USB).
Para las Estaciones de Trabajo: Windows 7,10 o superior, 4Gb RAM o superior, 520 Gb disco o superior, Conexión LAN , Escáner de mediano o alto rendimiento [opcional]

ESQUEMA DE COMERCIALIZACION del software.

Compra de Licencia: DOCUMASTER puede ser adquirido para usar en cualquier empresa con una licencia de uso perpetuo, por la cual el cliente paga una licencia de servidor que es instalada en su propio equipo, o en un servidor externo para que pueda ser accedido por Internet.

Software como Servicio: Brindamos la posibilidad de utilizar nuestro software como un servicio, por el cual el cliente paga una mensualidad y tiene derecho a cierta cantidad de espacio en disco para sus archivos y su base de datos. Los costos enesta modalidad dependen del plan de servicios que el cliente contrate. En este caso el clinte no requiere tener instalado un servidor en sus oficinas, y el manejo de las copias de seguridad lo asume nuestra empresa, entre otras cosas.

Nuestros Clientes

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